年始めということもあり、会社では何かと会議やミーティングが増えるでしょう。私も経験がありますが、ミーティングの最中は結構盛り上がり意見も積極的に交わされるのですが、終わってみると「結局何のための時間だったん？」となることがあります。
要は、会議をすること自体に価値があると思い込んでいるケースであり、その場で「何を決めたのか」「その後、どのようなアクションをするのか」ということに価値が置かれていません。このようなケースを回避するには「クロージングプロセス」が大切になります。
クロージングプロセスとは
ミーティングのクロージングプロセスとはミーティングで話し合われた内容をまとめ、次のアクションアイテムを明確にし、ミーティングの成果を共有するプロセスです。ミーティングの成果を最大化するためにクロージングプロセスは重要な役割を果たします。
具体的には次のような流れで行います。
- 議題の確認
- 議論のまとめ
- アクションアイテムの決定
- 次回のミーティングの予定
- クロージングの言葉
まず、ミーティングで話し合われた議題を再度確認します。これにより、全員が議題の理解を共有し、次のステップに進むことができます。次に、議論の内容をまとめます。議論で出た結論や、今後のアクションアイテムなどを明確にします。
アクションアイテムとはミーティングで決定したタスクや課題のことです。アクションアイテムを決定し、担当者や期限を明確にすることで、ミーティングの成果を実行に移すことができます。次回のミーティングの予定があれば、その旨を参加者に伝えます。次回のミーティングで検討する議題や、参加者のスケジュールなどを調整しておきましょう。
最後にミーティングの成果を共有し、参加者に感謝の言葉を伝えます。
このクロージングプロセスを実施するためにはミーティングを終了時間の3〜5分前に切り上げる必要があります。終了時間には確実に終わらせる必要があり、終了間際の発言に対してはメール等でフォローするように伝えましょう。
