来年春から年次有給休暇5日間の取得義務が開始

2019年4月から改正労働基準法が段階的に施行されます。その中でも特に最初に企業が対応しなければいけないことは「年次有給休暇の取得義務」です。最近、大企業では年次有給休暇の取得率が向上しているため、導入に際して特に大きな問題はないと思われます。しかし、従業員数が少なく有給休暇が取得しにくい環境がある中小企業においては、単に労務管理業務が増えるだけでなく、本業そのものをどのように回していくのか、という点まで含めて考えていく必要があるでしょう。

年次有給休暇の取得義務とは

労働基準法においては、原則として入社日から6ヶ月勤務した従業員に対して10日の年次有給休暇が付与され、その後も勤続年数に応じて日数が付与されることになっています。従業員は有給休暇を取得する場合、「自ら」会社に申し出て取得することが原則でしたが、職場環境や経営状況に配慮して申し出ることが難しい、というシーンが多発しています。

その結果、有給休暇の取得率が低下しています。これを改善するために今回の取得義務化が導入されました。内容は、有給休暇が10日以上付与される従業員に対して、この付与された有給休暇の内、5日は「会社」が取得する日を指定して、付与した日(基準日)から1年以内に取得することが義務化されました。

ただし、従業員が自ら取得したものや労使協定による計画的付与で取得したものは、会社が指定する5日から除いて考えることができます。

会社からの一方的な押しつけはダメ

会社側は有給休暇の取得日を指定できるのですが、従業員への配慮なく一方的に取得日を決めることはできません。まずは従業員に取得する日の意見を聞く、その上で取得日を指定することが求められています。ただし、これは努力義務です。従業員の意見ばかり聞いていたら業務が回らなくなりますので。

会社側は従業員の意見を聞き、「年次有給休暇取得計画表」を作成し、この計画表に基づいて実際に取得されること等が考えられています。

使用中の労務管理ソフトの見直しを

現状、労務管理を行う上で作成が求められる主な書類は「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」がありますが、今回の義務化が始まることで新たに「年次有給休暇管理簿」を作成することが義務付けられます。これは従業員が年次有給休暇を取得した時期、日数および基準日を記載した書類です。

ただし、これを個別に作成する必要はなく、労働者名簿や賃金台帳と合わせて作成してもよいことが認められています。また、作成後は他の書類と同様に、3年間の保存義務があることに注意しましょう。

このように人事労務の業務がひとつ増えることになりますが、今業務で使用している労務管理ソフトに有給休暇の管理機能が付いている場合はそれを利用すれば問題ないでしょう。おそらく多くの労務管理ソフトが来春の施行に合わせてアップデートを行うはずです。まずは余裕のある今の時期にソフト会社にヒアリングし、もし対応しないようであればソフトの見直しをすることをオススメします。

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