説得力のあるビジネス文章を書きたいあなたへ

報告書や提案書など仕事をしていると文章を書く機会は頻繁にあります。普段文章を書く機会が少ない人でも仕事でメールを書く機会はあるのではないでしょうか。このビジネス文章を作成する上で大切なことは「何を伝えたいのか明確に表現する」ことです。仕事をしていると誰でも経験があると思います。例えば、長文のメールが届きうんざりしながら最後まで読んだものの、結局何が言いたいのかよく分からず返信する内容で悩んだことはありませんか。その人の人柄も売っている商品も良いのだけど、文章が下手だというだけでビジネスでは損することが多々あります。それを回避するには、ロジカルに物事を考え、ロジカルな文章を作成することが必要です。今回読んだ『入門 考える技術・書く技術』はビジネス文章作成が苦手な方にぴったりの内容です。詳細は本書を読んでいただくとして、ポイントを3つご紹介しようと思います。

OPQ分析

ビジネス文章を書く上で最も重要なことは、読み手の状況や疑問を正しく理解することです。なぜなら文章は読み手のために書くのであって、書き手の自己満足で書くものではないからです。それでは読み手の状況や疑問を理解するためには何を行えばよいのでしょうか。本書ではその分析方法としてOPQ分析を取り上げています。OPQとは、

O=Objective(読み手が目指している望ましい状況)
P=Problem(現状と望ましい状況のギャップ)
Q=Question(読み手の疑問)

のことです。例えば、

O:「昨年度の20%増しの売上を達成する」
P:「商品Aの売上が予想よりも伸びない」
Q:「売上目標を達成するためにはどうすればよいか?」

このQに対する回答がA(Answer)で書き手が書く内容となります。
A:「売上目標を達成するためには〜をすべきである」
A:「売上目標を〜%に下方修正すべきである」

このOPQ分析がビジネス文章を書く上で最初に行うべきことです。

OPQ分析を基にビラミッド型の文章を書く

QPQ分析によって読み手に伝えたい主メッセージが明確になりました。この主メッセージを補足するような形で文章を作成していく方法がピラミッド型構造です。細かな手法は本書を読んでいただくとして、ここでは一般的なパターンを紹介します。基本的には以下のような構造で文章を作成すれば分かりやすくなります。

重要なのは最初に主メッセージ(回答)を伝えることです。日本人は長い文章を書いた後、最後に主メッセージを入れる傾向がありますが、国際的には最初に答えを入れることが基本です。忙しいビジネスパーソンほど最初に回答を知りたがります。その回答に興味があれば、それ以降の文章も読みます。回答に興味がなければ、それ以降は読む必要はありません。非常に合理的だと思いませんか。

「しりてが」接続詞は使用しない

論理的な文章を書く上で日本語の曖昧な接続詞は少々邪魔な存在です。例えば、「A社は倒産し、B社は黒字になった」という文章の「し、」はどういう意味で使われているのでしょうか。これを読み手が分かりやすいように書き直すと「A社は倒産したにもかかわらず、B社は黒字になった」と変わります。このように誰が読んでも正しい意味で文章の意味を理解できるようにすることがビジネス文章を書く上で大切です。本書ではこのような論理的な関係が明快でない接続詞をひっくるめて「しりてが」接続詞と称しています。

  • 〜し、・・・
  • 〜であり、・・・
  • 〜して、・・・
  • 〜だが、・・・
  • 〜せず、・・・
  • 〜なく、・・・

私も過去の文章を読み直すと、「しりてが」が満載で残念な気持ちになりました。この癖は意識して書かないと治らないと思いますよ。以上、ビジネス文章を読み手が分かりやすく書くためのちょっとしたポイントをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか?もっと深く知りたい方は、本書を読むことをお薦めします。

 (Amazon)入門 考える技術・書く技術――日本人のロジカルシンキング実践法

参考文献

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